تلخيص كتاب التحرير العربي

إدارة الاجتماعات ....( أم ) المهارات القيادية

نعم ... إدارة الاجتماعات هي (أم ) المهارات القيادية وهي المقياس الحقيقي لمستوى فاعلية القيادة المتميزة في أي منظمة . كم مرة سمعت أحدهم يتذمر من حضور اجتماع كان عديم الجدوى ؟ أو كثرة الاجتماعات التي أشغلت الموظفين عن أداء ومتابعة أعمالهم الأساسية , فإذا كانت القيادة الحديثة تعتمد على التشاركية في العمل واتخاذ القرار فإنها في نفس الوقت تربط العمل التشاركي والجماعي وتقيده  بمبدأ الجودة (تقليل الكلفة في الجهد والوقت والمال وتسهيل العمل ) ومع سعي بعض الرؤساء إلى تحقيق المشاركة غير المنضبطة تكثر الاجتماعات وينتفي معها  مبدأ الجودة في العمل الإداري , فلا يكون عقد الاجتماعات إلا لأسباب حقيقة تدعو إلى تشخيص جماعي ومتخصص لحل المشكلة واتخاذ قرار يساعد على إنتاج حلول إبداعية منتجة وتوفر الجهد والوقت

إدارة الاجتماعات هي مهارات عليا في التفكير الإداري و ليست وقتا مفتوحاً للاتصال أو المداخلات ,فهي فرصة لقياس مهارات القائد أمام نفسه وأما مرؤوسيه بدء من تقييم تحديد أهداف الاجتماع واختيار أعضائه المشاركين  وتقييمهم قبل وأثناء وبعد الاجتماع ومتابعة تنفيذ القرارات وتقييمها بشكل مستمر ومن ثم استئناف الاجتماع التصحيحي للقرارات السابقة أن احتاج الأمر , القائد المبدع يحسب كل هذه الأمور قبل الدعوة لعقد اجتماع ما , فهو يسأل نفسه أسئلة مهمة وجوهرية ( هل هناك حاجة لعقد اجتماع ؟ هل كلفة عقد الاجتماع في الوقت والمادة تؤثر على إنتاجية عمل ووقت المرؤوسين ؟ هل الأعضاء مؤهلين للأخذ بآرائهم ؟ هل القرارات يمكن متابعتها ؟ هل هناك أساليب أخرى لاتخاذ القرار تغني عن هذا الاجتماع )

إدارة الاجتماعات ظاهرة إدارية وتشريعية تتضمن مسائل قانونية تلزم رئيس الإدارة باحترام مرؤوسيه وذلك بالتهيئة القبلية للاجتماع من خلال التصريح بهدف الاجتماع ووقت كافي للتحضير للمشاركة الفاعلة والمبنية على أسس وحقائق يمكن صاحب القرار من الثقة في مخرجات وقرارات اللجنة , كما يلزم الاجتماع الرئيس بقرار اللجنة المجمع عليه أو ما صدر منهم برأي الأغلبية , فلا تجاهل لرائيهم ولا مباغته في الاجتماع بهم على غير إعداد مسبق منهم .