تلخيص كتاب الفاعلية الشخصية

Personal

Effectiveness Career & Development

تطوير الفعالية

 الشخصية والأداء الوظيفي

معهد الإدارة – لندن

كتاب مترجم من إصدارات مكتبة جرير

2001م

قراءة موجهة

منى علي سعيد آل حاضر

إدارة الإشراف التربوي

1439 /1440هـ

أولاً: وصف الكتاب

الكتاب مطبوع من الحجم المتوسط

عدد الصفحات 189 صفحة

نوع الخط smpil  قياس 11

كتاب ورقي

محتويات الكتاب

يتكون الكتاب من 30 موضوع في مجال الإعمال الإدارية والقيادية

-          إعداد السيرة الذاتية .	-          المقابلة الرسمية : الاتصالات الشخصية الفعالة .
-          كيف تنجح في المقابلات .	-          عودة المرأة للعمل .
-          وضع خطة العمل الوظيفي	-          الشروع في وظيفة جديدة .
-          التخطيط للتطوير الشخصي .	-          الترويح لنفسك .
-          نجاحك كمدير .	-          عقد الاجتماعات فعالة  .
-          الاتصالات الفعالة – إعداد العروض .	-          الاتصالات الفعالة – تقديم العروض .
-          التعامل مع التوتر : إدارة النفس أولاً.	-          إدارة الوقت بفاعلية .
-          التعامل مع المعلومات – تجنب الزائد منها .	-          التفويض الناجح .
-          المناقشة بتدوين الأفكار التلقائية .	-          حل المشاكل .
-          إدارة المشروعات .	-          الكتابة الفعالة في مجال الأعمال .
-          كتابة التقرير .	-          الاستعداد للتقييم .
-          كيف تدير موقف الخلاف .	-          كيف تدير علاقتك مع رئيسك .
-          إرشاد الزملاء	-          إقامة الشبكات .
-          كيف تصل إلى اتفاق فصلك عن العمل لعدم الحاجة لك .	-          اليوم التالي للفصل من العمل .
-          تخير الوظيفة الثانية .	-          التخطيط للتقاعد .

(1)

أعداد السيرة الذاتية

السيرة الذاتية هي وثيقة تصف مقدمها ووظيفته وتعليمه وتفاصيله الشخصية التي تعطي صورة لائقة ودقيقة لقدراته وانجازاته واهتماماته .

ويشترط فيها أن تكون :

1- سيرة ذاتية وواقعية وموجزة وذات تأثير واضح  تتضمن ( الايجابية – الوضوح – الإيجاز- سهلة القراءة ).

2- اختيار التنسيق الملائم للوثيقة (زماني) وهو الأكثر شيوعاً ويقصد به سرد التسلسل الوظيفي بطريقة زمنية , ( وظيفي ) ويقصد  التركيز على المهارات الأساسية و المكتسبة لمن طور وظيفته في مجال الإدارة .

3- يجب التركيز والتفصيل على المعلومات الأكثر حداثة و ترك ما كان قبل عشر سنوات إلا في مجال شغل المناصب.

4- رتب خبراتك التعليمية زمنيا مع إدراج الدورات القصيرة التي تخدم مجالك .

5- نسق معلوماتك الشخصية في مقدمة الوثيقة مع إدراج الهويات وأهدافك المهنية المتوافقة مع توجهات وظيفتك.

6- كتابة خطاب توضيحي مقدما لسبب تقدمك على الترشح أو طلب هذه الوظيفية .

7- تجنب الأخطاء الإملائية أو اليدوية في كتابة السيرة الذاتية .

8- لا تكذب  , ولا تنسب انجازاتك لغيرك ولا تتخيل أن اسمك سيحملك إلى بريق الشهرة .

9-      السيرة الذاتية يجب تتحدث عن الماضي وتتحدث المستقبل بالإسهامات المتوقعة في مجال مهنتك ووظيفتك .

(2)

المقابلة الرسمية

 الاتصالات الشخصية الفعالة

الاتصالات في المنظمة قد تكون داخلية مع الرؤساء أو المرؤوسين أو الزملاء أو,  خارجية مع العملاء والمستفيدين

1- حدد أهداف المقابلة قصيرة المدى الذي يمكنك من الحكم على مدى فعالية هذه الاتصال وتحديد الوقت المناسب.

2- التخطيط للمقابلة واختيار المنهج والأدوات المناسبة لرفع من فعالية المقابلة .

3- مكان المقابلة لابد أن يكون مناسب مع مراعاة عامل المسافة ومكان الجلوس في نوعية المقابلة .

4- أسال نفسك ما هو دوري في المقابلة وما الوقت المناسب لتحقيق نتائج ملموسة بعد المقابلة .

5- اوجد نقاط تواصل مع الآخرين لبدء علاقة تشجع على تدفق المعلومات ( الابتسامة – لغة البدن – نبرة الصوت

6- ابحث عن خلفية وقيم الآخرين عن القضية التي تتناقشون بشأنها بغرض تفهم موقفهم والسعي لنقطة اتفاق.

7- توجيه المقابلة نحو الهدف من خلال الأسئلة ذات القوية والواضحة لتلخيص النتائج الهامة .

8- توقف متى ما أدركت الهدف لتوفير الوقت وزيادة الفعالية والجدية في العمل .

9- كن واعيا بلغة جسدك ( نبرة الصوت – الإيماءات- وضعية الجلوس ) هي مؤشر لصدق كلماتك .

(3)

كيف تنجح في المقابلات

 مقابلات اختيار الموظفتن

هي مقابلات انتقاء يقوم بها مختصين في التوظيف لتقييم مدى ملائمة الموظف للبقاء في المنظمة أو فصله أو توظيفه .

1- ضع هدف واضحاً للمقابلة, واجري بحثا عن المقابلة و الوظيفة والمنظمة التي تريد الانضمام لها .

2- استعد للنجاح وذلك بالتفكير الايجابي والبحث عن مميزاتك التي تجعلك الشخص الكفء للوظيفة .

3- استعد لمحاور الأسئلة المتوقعة طرحها عليك ( التقييم الذاتي –الخبرات المهنية – الوظيفة المستقبلية – الاهتمامات والميول - أسلوب إدارتك ..)د

4- أثناء المقابلة يجب مراعاة الانطباع الأول من خلال المظهر ( الملابس – الشعر – الروائح- الألوان)

5- عدم تأخير عن وقت المقابلة واستخدام لغة الجسد لإظهار انطباع جيد ,الإيجاز والمنطقية  في الإجابات .

6- تعامل بايجابية مع اللحظات الأخيرة من المقابلة بتقديم الشكر للمقابلين والتطلع للعمل معهم .

7- لا ترفع صوتك  وتحدث بوضوح في المقابلة وكن هادئا وفكر بإيجاب  .

8-      لا تقاطع وتجادل  ولا تبد ألفة شديدة , ولا تنتقد الموظفين السابقين .

 ( 4)

عودة المرأة للعمل

هذا المصطلح يستخدم لوصف لأي امرأة تعود إلى وظيفتها بعد انقطاع طويل من التغيب عن العمل بسبب العناية بالأطفال أو الأقارب أو كبار السن, سواء كانت هذه الوظيفية بنظام اليوم الكامل أو دوام جزئي .

1- حددي المهارات التي اكتسبتها خلال انقطاعك عن العمل من خلال التواصل الاجتماعي في اعمال العائلة والتطوعية في المجتمع , وتصنيفها حسب قوتها وضعفها ومن ثم تطويرها

2- حددي الفرص التي تتناسب مع قوة وضعف مهاراتك وكوني صريحة إزاء العوائق التي قد تسببت في انقطاعك عن العمل بالنظر إلى مؤهلاتك بايجابية وواقعية مع طلب المساعدة العائلية في هذه المرحلة .

3- ضعي خطة عمل بسيطة الإجراءات وقصيرة الأهداف والمدى مع جدولتها زمنياً وواقعيا. لتحديد احتياجاتك التدريبية  المناسبة والتي تعزز مهاراتك المهنية .

4- لا تقومي بالحصول على إعادة تدريب او كتساب مهارات جديدة قبل اكتشاف واقع الوظيفة بعد الانقطاع عنها .

(5)

وضع خطة العمل الوظيفي

تعد الوظيفة بأنها مجموعة التصرفات المبنية على الافتراضات المختلفة عن المستقبل , وعلى هذا الأساس فأن التخطيط للمسار الوظيفي عملية مباشرة لفهم واستكشاف واتخاذ القرارات واسعة النطاق المؤثرة على كل شي .

1- يتميز التخطيط للوظيفة بالفهم الواقعي لمهاراتك وقدراتك التي تتغير بمرور الزمن ,والرقابة لقياس أي تقدم في خطتك لاتخاذ قرارات على أساس علمي .

2- لابد من مراعاة الواقعية في طموحاتك والمرونة في التخطيط الهادف والمثمر .

3- أسئلة بناء خطط المسار الوظيفي ( من أكون ؟ ما اذا أريد أن أكون ؟ ما الخيارات التي المتاحة أمامي ؟ هل احتاج إلى تغير مساري ؟ هل هناك فرص لتحسين مسار الوظيفي الحالي ؟ هل المهارات وقدراتي تناسب التغير ؟ هل هذه المنظمة تناسب تغير مساري ؟ )

4- جدد خططك وراجعها بشكل منتظم كل ثلاث أعوام على الأقل .

( 6)

الشروع في وظيفة جديدة

يقصد به النقل لموظف سابق  لوظيفة شاغرة جديدة تم استحداثها أو ترقية موظف لشغل محلاً شاغرا في وظيفة موجودة .

1- التخطيط يعمل على الاندماج والتأقلم السريع مع الزملاء والاندماج الثقافي والاجتماعي السريع معهم .

2- التصرف بايجابية قبل ترك الوظيفة الحالية والتوفيق بين الوظيفة الجديدة وحياتك الشخصية .

3- تعرف على ثقافة المؤسسة والأشخاص التي ستعمل معهم والمصطلحات التي تستخدم في هذا القطاع .

4- تعرف على وظيفتك الجديدة ولماذا تم استحداثها وما المهارات التي سيقاس أدائك بناء عليها .

5-  في البداية لا تبدي أي شجب وكن أكثر إنصاتا ومناورة وابتعد عن الصدامات واحتفظ بموقفك حتى تعلم أحوال من تعمل معهم ولا تأخذ دفة الحوار في المناقشات كما لا تعرض نفسك لمزيد من المسؤوليات .

6- لا تفاخر بانجازاتك وتقارن بين عملك الحالي والمؤسسة السابقة  ولا بين الموظف القديم والحالي .

( 7)

التخطيط للتطور الشخصي

هو زيادة وتعديل وتحسين مهارات الفرد ومعلوماته واهتماماته إلى درجة مرضية في الفعالية والملائمة والتقليل من المهارات التي لا تناسب عمله ولا فائدة منها .

1- دورة خطة التنمية الشخصية ( حدد المسار-حدد لوازم التطور-حدد فرص التعلم –ضع خطة عمل –قم بالتطوير والتنفيذ- دون النتائج - قيم النتائج  - قيم الخطة وراجعها )

2- وازن بين أهدافك  مع نظامك القيمي مع العائلة التي قد تعوقك في المستقبل .

3- التطوير الشخصي لابد أن يراعي مسار تحقيق الأهداف ومسار المرونة والتكيف مع الظروف المتغيرة

4- التطور  ونضوج المهارات ظاهرة إنسانية تحتاج إلى وقت وتدرج ونمو فلنسمح للوقت ان يجري مجراه .

( 8 )

الترويج لنفسك

 هو لفت انتباه المؤسسة أو الفرد على حاجات ومتطلبات السوق عن طريقة التبادل  والتي تتضمن المهارات والأساليب والقدرة والكفاءة والمظهر .

1- تأمل نفسك وحدد مهاراتك والصفات التي تمتلكها وقيم نفسك هل أنت مناسب للمنتج الشركة

2- كن على وعي بنقاط وضعف المنتج  ( مدى تحملك لضغط العمل – مدى كفاءة عملك مع الفريق او لمفردك - طرق التعلم الأفضل  و الأسوأ – مدى مرونتك مع التكيف  التحديات الجديدة )

3- الربط بين خصائص الموظف ( المنتج ) والثمرة التي سيقدمها للمؤسسة .

4- تحسين جودة أعمالك من خلال التعلم من أخطائك

5- إسرافك في التقليل من شأنك له آثار سلبية كتلك التي تسببها مبالغتك في تقدير ذاتك .

6- قم بإنشاء أكبر قدر من الشبكات واطلب العون من المتخصصين ونصائحهم  عند اللزوم.

7- لا تغفل عن قيمة العلاقات الإنسانية ولا تبتعد عن الأعين .

( 9)

نجاحك كمدير جديد

هو الشخص الذي تم تعينه حديثا للقيام بوظيفة تقع فيها مسؤولية عدد لا يزيد على 12-15 مرؤوسا  وقد يكون أحد أعضاء الفريق السابق  أو مديرا في جزء آخر من المؤسسة .

1-   لابد أن تتأهب للمواقف الجديدة بطلب الدعم في فترة تتعرض فيها  للضغوط التي قد تتأثر به نمط حياتك كما ستتعرض للكثير من المشتتات للذهن بسبب المسؤوليات الجديدة .

2- وضع خطة مؤقتة على الأقل ولا تتعجل في إصدار  الأحكام  ولا تلتزم بكل ما كنت تعمله في وظيفتك السابق .

3- التعرف على الوظيفة الجديد وفريق عملك ورؤسائك يمهد لمهمتك بشكل كبير .

4- تحديد معايير التقييم لك  من داخل وخارج المؤسسة

5- لاحظ وأنصت ودون الخطط التي تساعد العاملين على تحسين أداءهم .

6- توزيع المهام والمسؤوليات المنوط بهم

7- مناقشة الأداء بأمانه ومباشرة تعطي تغذية راجعة على الأداء وتعمل على تقويم الأداء للعاملين .

8- اكتسب مهارة تكوين الفريق وإدارته لانجاز الأهداف وامنحهم فرصة للتأثير , اجعل أهم أولوياتك تطويرهم.

9- قيم عملك بانتظام وبشكل دوري  واجمع النتائج وحلل الأخطاء وإبداء العلاج .

(10 )

الاتصالات الفعالة - ( إعداد العروض )

العرض التقديمي هو تغطية الحديث الرسمي وغير الرسمي  على جماعة  من إعطاء تلقين للفريق إلى إلقاء كلمة مهمة , فكلاهما تنطبق عليه نفس القواعد والمبادئ  وهو تطوير أسلوب شخصي  , وليس على إعداد المساعدات  البصرية .

1- تقييم  الموضوع وقدرتك على الإعداد ومعرفة تفاصيله له سواء كان كلمة أو عرضاً بصرياً, ومعرفة مستمعيك توجهاتهم وخلفياتهم , وما توقعاتهم بعد العرض .

2-  اختر الطريقة المناسبة للعرض ( الإقناع إذا كان إعلان  –التعليم إذا كان معرفة جديدة –الإلهام إذا محاولة للتغير –الترفيه إذا كان للمتعة  )

3- اجمع المادة ونظمها واعد خطة في صورة مسودة مكتوبة ثم راجعها وحدد أهم ما ورد فيها ( تلخيص )

4- اختر مساعدات العرض الملائمة  ويشترط أن تكون ( متكاملة مع شخصيتك –تكون ذات صلة بالموضوع –واضحة ومقروءة وموجزة – ملائمة الألوان وبسيطة الفهم ومصورة باستخدام الرموز والرسوم البيانية  .

5- تدرب وكرر عرضك وتجنب لغة البدن الخجولة  والنبرة الضعيفة وتشتت النظر .

6- تهيئة المكان والتأكد من  وضوح رؤية العرض للجمهور مع صلاحية الأجهزة ومكبرات الصوت .

(11)

الاتصالات الفعالة-( تقديم العروض )

موجه لمن أتقن مهارة إعداد العروض وهو الآن جاهز لتقديم العرض

1-             اختر الأسلوب المناسب لجمهورك  بحسب ( العدد –المستوى العلمي – هدف الموضوع )

2-             افحص مكان انعقاد وتأكد من التجهيزات

3-             تأمل مظهرك ورسخ وجودك من خلال التواصل البصري وقدم أوراق اعتماد للموضوع وكمتحدث رسمي.

4-             أشرك الجمهور ودع شخصيتك تظهر  واسمح لانفعالاتك بالظهور بشكل معتدل .

5-             استخدم لغة الجسد الايجابية  ونبرة الصوت الواضحة وببطء وتجنب التكرار والحشو في الكلام .

6-             نوع في أسلوبك واخلق علاقة ألفة بينك وبين جمهورك واستخدم الدعابة .

7-             كن ايجابيا في تعاملك مع الأسئلة واختتم عرضك  وكن موجزا واترك الجمهور يتوق إلى المزيد.

( 12 )

التعامل مع التوتر

عرف التوتر على أنه زيادة متطلبات التي يعجز الفرد عن الوفاء بها , يحتاج هؤلاء إلى استراتيجيات لمواجهة تلك الضغوط  سواء كانوا مدراء أو رؤساء  مثل تقليص العمالة والفصل وإعادة تنظيم الهيكلة وتغيرات التقنية التي تهدف تجويد العمل .

1- كثير من الناس يحتاج إلى مستوى معين من الضغط حتى يتحفزوا .

2- التعرف على مستوى الضغوط لديك ويظهر ذلك على ( الصحة –السلوك –قلة الرضا عن العمل ..)

3- حدد مصادر الضغوط  والتي تكون مصدر للرضا والتوتر ( الحياة العامة – العمل – السن - الاقتصاد)

4- حدد أسلوب تكيفك مع الضغوط ( تنافسي عنيف يواجه التوتر  بإخفائها – غير تنافسي  يكبت التوتر .

5- حدد استراتيجيات مواجهة الضغوط من خلال (إزالتها – تقليلها –التسليم بها –تقسيمها إلى أهداف صغيرة .

6- إبداء في اتخاذ خطوات  لمواجهتها ( كن واقعيا-تعرف على نقاط ضعفك –تعلم الرفض-تحدث للآخرين عن عملك ولا تكتم  التوتر –لست الوحيد المعرض للضغوط – اقطع العلاقات المدمر ة –غير الأنشطة اليومية – قم بتمارين الاسترخاء واحصل على قدر كافي من الإجازات والنوم .

( 13)

إدارة الوقت بفعالية

   يقصد بها استخدام الوقت لإيجاد أقصى درجة من الفاعلية والكفاءة الشخصية , ويكون ذلك عن طريق التخطيط استخدام الوقت لتنفيذ الخطة بنجاح .

1-تمكنك إدارة الوقت من السيطرة على نشاطاتك وزيادة كفاءتك وزيادة إنتاجيتك  والتوازن بين العمل والراحة والتعامل مع المشاكل , كما تساعد على تنمية شخصيتك .

1- قيم دقة تخطيطك  لمهامك اليومية  وراجع أوقات شغلك وأكثر الأوقات إنتاجية .

2- حدد الأوقات المهدرة وقم بتقسيمها وتصنيفها أعداء ( داخليين  ( القصور الشخصي ) يمكن السيطرة عليهم وخارجيين  ولا تخضع لسيطرتك   )

3- خطط لما تريد تنفيذه  وحدد الأهداف  وما يجب تجنبه وتركه

4- تعامل مع العوامل الخارجية بتقليل الوقت المصروف عليها ( التفويض –مراجعة الشكاوى وتقييم المشكلة –تصفية الفريق من مثيري الشغب والفوضى - تحديد الحد الأدنى من الإنتاجية – تحديد الأولويات.

5- التعامل مع العوامل الداخلية ( التخطيط لخطط يومية ومتوسطة المدى . مراجعة الخطط بشكل دوري – وضع وقت زائد في الجدول على فترات – وضع خطة طوارئ – خطط لوقت الراحة

( 14)

التعامل مع المعلومات

يعتمد صحة وجودة القرارات على وفرة المعلومات الصحيحة وكفاءتها  سواء كانت مكتوبة أو شفوية أو رسمية أو غير ذلك وما يترتب عليها من صياغة التقارير  وكتابة الأعمال الفعالة وإدارة الوقت بكفاءة .

1-    للتعامل مع كثرة المعلومات عليك بالبحث عنها وتدوينها لتوفيرها وقت الحاجة .

2-    أدر وقتك بنجاح وبمرونة في معالجة كثرة المعلومات ( تلخيص ).

3-    الهدف من جمع المعلومات هو ما سوف تريد ان تعرفه لا على ما يفضل معرفته .

4-    اختر المعلومات بعناية وانتقاء وتعلم كيف تستخدمها .

5-    أهمية المعلومة وقيمتها تعتمد على ( ما هو مصدرها – هل هي واقعية – هل تتصل بموضوع البحث- هل تستحق الاحتفاظ بها للمستقبل –هل تحتاج على ترتيب )

6-    قاعدة ( 20/80) للتقليل من كم المعلومات المتكررة  , وللمعلومات الإبداعية .

7-    استشر المختصين  والخبراء في تلخيص كثرة المعلومات والتأكد من جودتها .

(15 )

التفويض الناجح

هو إعطاء الآخرين مسؤولية وسلطة القيام بانجاز أنشطة معينة وهو وسيلة ايجابية لتنمية قدرات الموظفين  ولا ينبغي أن يكون سلبيا وهو تكليف الموظف بالقيام بعمل لا يجب  القيام ب هالا من خلالك  .

1-مزايا التفويض (توفير وقت للمدراء-ترتيب العمل بحسب الأولويات –تقييم قدرات الموظفين-وسيلة تحفيز للعاملين لأنها تخلق مزيد من التحدي –يساعد في  التخطيط على لإحلال الموظفين لمهام وظيفية أخرى.

2-شروط التفويض ( الانتقاء المناسب للكفاءة – تحديد المهام بدقة  –قلة مستوى المخاطرة –  تقييم الفائدة)

3-تابع وراقب وقيم وراجع مع الموظف المفوض وقدم الدعم على فترات .

4-اترك للموظف الحرية التامة في إدارة المهام المسندة له واترك الحكم حتى نهاية المهمة  .

( 16)

عقد الاجتماعات الفعالة

الاجتماع هو التقاء ثلاثة أشخاص وأكثر في وقت محدد وكان محدد لهدف محدد  ومن مميزات الاجتماعات الفعالة ( توفر الاتصالات السريعة بين أعضاء الاجتماع –تخرج بقرارات  سليمة– تلزم الأفراد الفريق بتوصيات الاجتماع .)

1-قبل الاجتماع ( هل أنا بحاجة إلى اجتماع –ما هو  الهدف –ما هو الموعد –ما جدول الأعمال - ما هي مدة الاجتماع –ما هو مكانة – منهم الأعضاء –من هو السكرتير –فكر في إستراتيجية الاجتماع –حضر للاجتماع واجمع المادة )

2- أثناء الاجتماع تأكد من ( الوقت – رحب بالمشاركين-قدم كل عنصر من عناصر جدول الاجتماع  - التحكم بالمناقشة وإدارتها بشكل يسمح بضبط المشاغبين وتحفيز الخجولين  والتوازن في إسهامات المشاركين  - تلخيص مسار الاجتماع – السعي للوصول للقرارات .

الفصل بين الاجتماعات التحليلية والإبداعية .

بعد لاجتماع دون القرارات وجدول أعمال تنفيذها ومتابعتها باليوم والتاريخ – توزيع نسخ من توصيات الاجتماع على أعضاء الاجتماع – راقب سير تنفيذ الأعمال بعد الاجتماع )

قيم الاجتماع ( هل أسهم الجميع بايجابية  في تحقيق الهدف – هل حقق الاجتماع الهدف - هل خرج الجميع برؤية واضحة – هل هناك حاجة لعقد اجتماع آخر لتحقيق الهدف )

(17)

المناقشة بتدوين الأفكار التلقائية

هو المناقشة المفتوحة التي والتلقائية التي تهدف إلى إيجاد أفكار جديدة وهو وسيلة للحصول على قدر ضخم من الأفكار من مجموعة من الأفراد خلال فترة موجزة لاكتساب الفرص  واستثمارها مستقبلا ً.

1-    حدد المشكلة التي سيتم استخدام المناقشة بتدوين الأفكار التلقائية في التعامل معها .

2-    فكر في هيكلة الجلسة وأهدافها  وأغراضها حتى لا يطغى عليها الفوضى .

3-    اختر منسقا متفتحا غير متحفظ لديه الحماسة والقدرة على الاهتمام بالمشاركة ويساعد على تدفق الأفكار .

4-    اختر المجموعة بعناية بشرط ونوع بين تخصصاتهم ومعرفتهم وميولهم  على ان يكونوا بهم علاقة بالموضوع .

5-    اطرح المشكلة وشجع المشاركين على الوقوف على أسبابها والوقوف حلول إبداعية لها .

6-    توقف عن إصدارات الإحكام واستخدم إستراتيجية توليد الأفكار ( العصف الذهني )

7-    انتقل بترتيب بين كل موضوع حسب أهميته وأولوياته .

8-    اكتب جميع الأفكار واطلب من الفريق ترشيح او تصويت على الفكرة المناسبة ثم استخلص الفكرة الإبداعية

9-    استخدم إستراتيجية القبعة السوداء في نقد الأفكار واحتمالات فشلها 

( 18 )

حل المشكلات

المشكلة هي انحراف عن القاعدة ويختلف حل المشكلات في جوهرة عن صنع القرار لان المشكلة تقع عند وقوع ما لم نتوقعه أما القرار  فهو اختيار بين بدائل متعددة .

1-             البحث عن جوهر المشكلة ومكمن الخطاء من خلال جمع التقارير والإحصائيات والشكاوى

2-             حدد الأسباب التي تكمن وراء المشكلة  ورتبها حسب أثرها على المشكلة .

3-             حدد الحلول المناسبة لكل سبب .وإبداء باختيار ر الحلول  وفق الأسباب المسببة للمشكلة على مراحل .

4-             اتخذ القرار  وقيم النتائج المترتبة على تطبيقها  وراقبها على مراحل  ( تغذية راجعة )

( 19 )

إدارة المشروعات

تعتبر إدارة المشروعات أسلوبا متخصصا للتخطيط والسيطرة على المشروعات , فهو مجموعة عمليات تختلف عن الإدارة العامة  إذ الهدف من المشروعات هو جودة المنتج النهائي الذي يستلمه العميل وليس ما كان معمول به قديما من إتمام العمل في حدود الإطار الزمني والتكاليف الخاصة .

1-             حدد الأهداف الأساسية من المشروع  ( الانجاز - النتائج – الوقت – الميزانية)

2-             عين مديرا للمشروع ( يخطط – يحفز –يراقب –يدير عملية الجودة والإنتاج –جيد في اختيار الفريق )

3-             ارسم دليلا إجرائيا للمشروع يتضمن وصف المهام وتقسمي العمل .( خرائط التحكم  والتدفق )

4-             خطط للجودة والنوعية في الإنتاج  ( حدد المعايير –راقب الأداء – قدر التكاليف أثناء الاجتماع  وراقب الوقت  )

5-             راقب التقدم وقدم تقارير  والتغذية الراجعة تساعد على تدارك الأخطاء .

6-             قيم النتائج والمشروع بشكل دوري وقبلي وبعدي ( العاملين –الأخطاء – الأدوات –العملاء )

(20 )

الكتابة  الفعالة في مجال الأعمال

هو نوع من الاتصالات المكتوبة في إطار العمالة مدفوعة الأجر مثل الرسائل والمواد التسويقية والعلاقات العامة والتقارير  والمقالات والبحوث القصيرة .

1-             حدد الهدف من الكتابة وما العلاقة بينها وبين هدف المؤسسة لضمان وجود مرجعية محكمة للمقالة.

2-             حدد النتيجة وتوقع ماذا أريد من وراء ذلك  هل هو عرض للحقائق أو إثارة للتغيير .

3-             تأكد أن الاتصال الكتاب هو انسب الطرق لإيصال هدفك  واختر إستراتيجية الكتابة المناسبة للجمهور.

4-             اختر الفئة التي ستكتب لها واعرف اهتماماتهم وطريقة التواصل معهم .

5-             حدد الأفكار العامة لمقالتك ثم قم بتلخيصها وابدأ بالتدرج في ذلك .

6-             اعتمد أسلوب السهولة والوضوح وابتعد عن التكرار والمصطلحات المهجورة .

7-             دعم نصك بالانفوجرافيك والرسوم الألوان لتلخيص الأفكار العامة لمقالك .

8-             راجع النص إملائيا ونحويا وأسلوب الكتابة  كما هو الحال مع الاتصال الشفوي .

9-             تابع ردور القراء والجمهور واجعل ذلك تغذية راجعة لتحسين اتصالك المكتوب .

(21)

كتابة التقارير

التقرير لابد  أن يكون مقروءً وشيقاً ومنظما بشكل جيد , يحتوي على صور موجزة ومختصره وما هو مهم بالنسبة لصانع القرار  يحتوي على استنتاجات واضحة وموجزة لمضمونه,

1-             التقارير تساعد على عملية التخطيط واتخاذ القرار  وتحسين عملية الاتصال في المنظمة.

2-             عدم إتقان صناعة التقارير تؤدي إلى غياب الثقة في مصدر التقرير  وسوء فهم نتيجة عدم وضوح مقروءة .

3-             لأعداد تقرير جيد لابد من مراعاة  مرحلة التخطيط لما تريد تحقيقه وإثباته من خلال التقرير

4-             اعرف الجهات وخلفية قراء التقرير وتفهم حاجاتهم من قراءة التقرير الصادر منك .

5-             اجمع المعلومات وقم بالموازنة بين المهم والاهم واطرحها بشكل تسلسلي ومنطقي ثم قم بتنسيقها في إطار عام ومنظم في التقرير (الشروط المرجعية لصياغة التقرير الخاص بالمنظمة مقدمة - عنوان –الموضوع –الاستنتاجات –التوصيات – ملاحق تشمل الجداول والإحصائيات )

6-             اكتب المسودة وقم بمراجعتها وانتقي أفضل المعلومات وأوجزها واستعن بعناوين جانبية تلخص الفكرة العامة للتقرير ولا باس في استخدم الجرافيك لتوضيح الأفكار الرئيسية في التقرير  والإحصائيات والأرقام .

7-             أطبع  التقرير وسلمه قبل الموعد المحدد وليكن تقريرك صورة حقيقة وواقعية لما كتبت عنه .

( 22)

الاستعداد للتقييم

هي مناقشة شخصية يتم فيها مناقشة عمل احد الموظفين أو النظر في أدائه, وقد  تحول من التقييم الصارم إلى تحسين أداء وتطوير المقيم عن طريق المناقشة الصريحة والمفتوحة لأن التقييم هو حافز  لنمو والتطور البناء للأداء ويجب أنتكون كل 3 شهور ولا تزيد عن 12 شهر .

1-             يجب أن يكون المقيمون لديهم صورة واضحة لما هو متوقع منهم في التقييم وقادرين على مناقشة أولوياتهم  مع إتاحة الفرصة لهم لتخفيف من أعبائهم الوظيفية  .

2-             الحصول على تغذية راجعة على أدائهم مع تقديم الإرشاد لتحقيق الأهداف المتفق عليها .

3-             متطلبات التقييم الناجح ( فعم غرض وعملية التقييم –فهم بنود التقييم –العزم على معالجة المشكلة – وجود خطة للتدريب والتأهيل - تلخيص نقاط العمل التي قبل التخطيط لتعزيز الأداء فيها ووضع خطة لها )

(23)

كيف تدير مواقف الخلاف

    يقع الخلاف الشخصي عندما يكون الطرفان متعارضان في مواقفهم وأساليب عملهم بسبب اختلاف الرأي او ظروف العمل المتغيرة وضعف الاتصال وعدم أتباع  معايير المنظمة , وقد يأخذ شكل الاستياء او الغضب .

1-             لابد من توجيه طاقات الموظفين إلى التفهم الفهم المهني للعمل بدلا من العواطف .

2-             تحسين عملية التنمية الذاتية لقدرات الفريق  الذي ينعكس على إعمالهم .

3-             تفاقم الخلاف بين أعضاء الفريق يسبب التشتت وانخفاض الإنتاجية وتزايد المشاكل .

4-             راقب مناخ العمل ليسهل عليك التنبؤ بالخلاف وتحديد مصدرها كان اجتماعي او مهني او نظامي.

5-             تمهل وابحث وجهات نظر جميع الأطراف  وخطط للأسلوب الذي ستتبعه في حل الخلاف .

6-             تجنب مبدأ الصراع  لأنه يسبب  العدوانية أو الهروب  فهو سبب للسلبية وغياب العدالة .

7-             الاعتراف بآراء وحقوق جميع الأطراف وتأكد من أن كلا منهم له الحق في بحث مشكلته .

(24)

كيف تدير علاقتك مع رئيسك

هي علاقة لابد من تنميتها والتخطيط لها لأنها الطريق الموصل إلى تنمية مهاراتك ( المعرفية والوظيفية )

1-             علاقة الموظف مع رئيسه تتضمن ( العدالة –الاحترام المتبادل –الصراحة والأمانة  - والثقة والألفة )

2-             الاتصال السليم مع مديرك لأنه يقي من سوء الفهم ويقي من فشل العلاقة

3-             حدد العوائق الذي يمنعك من إقامة علاقة جيدة مع روسائك  وابحث ماهو جيد في علاقتك معه .

4-             وضح حدود المسؤولية مع رئيسك وعالج المشاكل البسيطة بتطوير العمل 

5-              لا تكن عدوانيا مع رئيسك واحترم رائيه  في تقييم الموقف

6-             قيم نفسك بشكل دوري لترشيح نفسك لمهام وظيفية أخرى

7-             احتفل بالانجاز مع رئيسك  وانتهز فرص  المشاركة في المؤتمرات   والاجتماعات  ,

8-             ضع أهداف مشتركة مع مديرك لرسم خطط يمكن جدولتها وتنفيذها معا .

( 25)

إرشاد الزملاء

لكي تصبح مرشدا لزملائك يتطلب الأمر سنوات  من الخبرة والتدريب والإشراف , وهي عملية لا تعني بإيجاد الحلول او إسداء النصح ولكنها وسيله لاكتشاف  المشاعر والتصالح  مع المسؤوليات والبدء في حلها .

1-             قدم الإرشاد وفق أنظمة وسياسات المنظمة .

2-             واجد بيئة جيدة للتواصل مع زملائك بعيدا عن عن الضوضاء والجو الرسمي , وحدد وقتا مفتوحا لهم .

3-             تعامل مع مشاعرك  الشخصية تجاه زملائك  لكي تتعامل بحياد بشان الإرشاد .

4-             افتتح النقاش بشرح القواعد المنظمة  في المؤسسة والنتائج المرجوة من وضعها دون الملاحظات  التي تساعد على الإرشاد والتوجيه في إطار زمني لحل المشاكل .بشكل سري .

5-             استمع باهتمام  وتفهم  وردود  أفعالهم  وتباحث معهم  إطراف  ما أشكل عليهم في بيئة العمل .

6-             حدد المواقف التي يمكنك مساعدتهم  واعتذر عن مالا تقدر عليه او ليس من ضمن صلاحيتك .

(26)

إقامة الشبكات

نقصد به إقامة الشبكات والعلاقات الإنسانية سواء كانت رسمية او غير رسمي ( شخصية –مؤسسية –مهنية –إستراتيجية ) وهي فرصة للتطور والتعلم والدعم والنفوذ .

1-             إقامة العلاقات فرصة لتلبية حاجة المزيد من العملاء ., وسبيل لتبادل المعلومات مع الزملاء وتبادل الخبرات .

2-             تتطلب إقامة شبكة العلاقات مزيدا من التخطيط والتي تهدف إلى تحسين عملك وتحتاج لكثير من إنفاق الوقت والمال  , لأنها طريق غير مباشر للتميز المهني والتطوير السريع .

3-             لابد من التميز بين العلاقات الرسمية ( الاتحادات )  لأنها تهدف إلى تحسين القدرات التنافسية للمنظمات وغير الرسمية  كنوادي الرياضية والاجتماعية والمنظمات التطوعية  وغيرها  والتي تشجع على التعاون المجاني  والتعارف على زملاء المهنة غير المتوقعين  وسبل الاستفادة منهم بطرق غير مباشرة .

4-             كيف اقدم نفسي ( صمم بطاقة تعطي فكرة  و تصف عملك بشكل موجز  ومنتجاتك  وخدماتك .

5-             احضر الاجتماعات والمناسبات في الوقت المناسب واعتذر وقدم المساعدة في حال عدم وجود او انشغالهم .

6-             دون سجل اتصال لزملائك  وحاول أن يكون اتصالك منظما ليشجعهم على التفكير فيك .

( 27 )

كيف تصل إلى اتفاق فصلك عن العمل لعدم حاجة العمل لك

تكون الوظيفة زائدة  عن الحاجة إذا انتهى المشروع او توقف –قرار ترشيد العمال –الوظيفة عالية التأهيل  )

1- تأكد من أهليتك للحد الأدنى من الأجر القانوني الذي يدفع بعد الفصل ( مستحقات ما بعد الخدمة )

2- التفاوض حول الفصل ( المساعدة في التوصية لجهات أخرى –التامين الصحي – الإرشاد الوظيفي)

3- الفصل التعسفي لايقبل به احد ولابد من طلب النصيحة القانونية .

4- استعد للمفاضلة بينك وبين زملائك في حال تباين الكفايات المهنية بينكم

(28)

اليوم التالي  للفصل من العمل

لابد أن يكون لك خطة عمل يمكن تنفيذها فورا لأنها تقلل الصدمة وتجعلك تتعامل بايجابية مع الموقف .

1- تعامل بواقعية وايجابية وحلل الموقف واخرج من شعور الكآبة .

2- اتخذا الإجراءات واترك القرارات وتجنب التفكير بسلبية أو سؤال نفسك ( لماذا كان أنا ؟

3- دع التظاهر كونك مفصول وابحث عن وظيفة وروج لخدماتك وصمم سيرتك الذاتية .

4- اطلب المساعدة من مكاتب العمل او مدراءك السابقين  وتابع إعلانات الوظائف القانونية واترك ما هو مجهول فحقوقك أولى ان تحافظ عليها قبل البحث عنها .

5- انظر الى مواردك المالية السابقة والمستقبلية وقلل التكاليف واحذر من التسرع .

( 29)

تخير الوظيفة  الثانية

الوظيفة الثانية توجد بيئة جديدة من الاهتمامات والأصدقاء وفرصة لاختبار  نفسك ومواجهة تحديات  جديدة ولكنها تعتمد على طبعك وحماسك وطاقتك ومتوسط عمرك .

1-             حدد ما إذا كان هناك مشكلة او فرصة تبحث فيها عن وظيفة جديدة  .

2-             هل أنت بحاجة لوظيفة جديدة او رئيس جديد .( الدافع )

3-             حدد أولويتك وأهدافك وحوافزك للبحث عن وظيفة ثاني .

4-             هل أنت مناسب  للوظيفة الثانية من حيث التدريب والتأهيل .

5-             فكر في الأعمال التطوعية كطريق للتهيئة للوظيفة المدفوعة .

(30 )

التخطيط للتقاعد

التقاعد هو نهاية التوظيف مدفوع الأجر  وقد يصل سن التقاعد إلى عشرين سنة وأنت تتمتع بصحة ونظرة مشرقة للحياة ولابد من التخطيط لها ماليا ونفسيا واستثماريا.

1-             كن ايجابيا في تقبل هذا القرار وهذه المرحلة الطبيعية من العمر .

2-             خطط لمواردك المالية  والحفاظ على مستوى معيشي ورفاهية معقولة , ومراجعة قوائم إسهاماتك التطوعية  ومشاركة عائلتك  لتخطيط والادخار والتقشف المعقول .

3-             قدم الدعم العائلي وخطط لرفاهيتك وصحتك  ولعطلاتك وتكيف مع الموقف  الجديد ..

***********

لله الحمد  والمنة ...